O guia start de "Documentos de saída" tem as seções:

• O que é um documento de saída?

• Como criar um documento de saída a partir de um pedido de venda?

• Como criar um documento de saída livremente?

• Como editar ou excluir um documento de saída?

• Como faturar o documento de saída? 

O que é um documento de saída?

O documento de saída é utilizado para registrar vendas, remessas ou devoluções. No caso de vendas, ele apresenta os produtos, preços e condições de pagamento acordados com o cliente.

Ao salvar um documento de saída, o sistema:

• Pode gerar as contas a receber no financeiro;

• Pode realizar as movimentações de saída no estoque;

• Pode utilizar o documento como base para emissão da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produto).

Essa etapa garante que as informações comerciais, financeiras e fiscais fiquem totalmente integradas e seguras no sistema.

Veja abaixo um exemplo da tela Documentos de saída:

Como criar um documento de saída a partir de um pedido de venda?

Após criar um pedido de venda, você pode gerar o documento de saída diretamente a partir dele. O sistema aproveita automaticamente todas as informações preenchidas no pedido, agilizando o processo. Veja os passos:

• Cabeçalho do documento: normalmente já vem preenchido, não exigindo ajustes.

• Itens do documento: os produtos e quantidades também são trazidos do pedido.

  • Se necessário, é possível editar informações como quantidade, lote/série e setor de saída.

• Exclusão de itens: marque os itens que não deseja faturar e clique em Excluir.

• Encerramento de itens: use o campo Encerra item para indicar se o pedido foi atendido totalmente, com corte ou parcialmente.

Essa flexibilidade permite controlar tanto faturamentos integrais quanto faturamentos parciais, garantindo que o status do pedido de venda reflita a real situação de atendimento.

Como criar um documento de saída livremente?

Para criar um documento de saída acesse a tela "Documento de saída". Clique no botão "Criar documento de saída" para acessar a tela de criação de documentos de saída.

Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:

Informações gerais

• Número do documento: código criado automaticamente pelo sistema
• Empresa: Selecione uma empresa.
• Pessoa: Selecione uma pessoa.
• Tipo de movimentação: Selecione o tipo de movimentação. O tipo de movimentação escolhido será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao documento.
• Representante: Selecione o representante do pedido de venda. O sistema pode filtrar os representantes vinculados ao cliente.
• Vendedor: Selecione o vendedor do pedido de venda. O sistema pode filtrar os vendedores vinculados ao cliente.
• Setor de saída: Selecione o setor de saída será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao documento desde que o setor esteja habilitado no cadastro do produto e no cadastro do tipo de movimentação do item. O sistema filtra os setores de saída habilitados no cadastro do tipo de movimentação.
• Tabela de preço: Selecione a tabela de preços. A tabela de preços escolhida será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao documento desde que o produto esteja vinculado à tabela de preços. O sistema filtra as tabelas de preços de acordo com as regras para aplicação da tabela no processo de vendas, e de acordo com a seleção da empresa, cliente, representante, vendedor e tipo de movimentação.
• Observações

Informações da NF-e

• Data de emissão: Sistema sugere a data corrente.
• Hora de emissão: Sistema sugere a hora corrente.
• Data de saída: Sistema sugere a data corrente.
• Hora de saída: Sistema sugere a hora corrente.
• Forma da emissão: Sistema sugere a opção "Normal".
   
• Finalidade da emissão: Sistema sugere a opção configurada no cadastro do tipo de movimentação.
• Operação com consumidor final: Sistema sugere a opção configurada no cadastro do tipo de movimentação.
• Tipo de atendimento: Sistema sugere a opção configurada no cadastro do tipo de movimentação.
• Indicativo do intermediador/marketplace: Sistema sugere a opção configurada no cadastro do tipo de movimentação.
   

Documentos fiscais referenciados

Se necessário adicione os documentos fiscais referenciados com o documento de saída.

Pessoa

Veja todas as principais informações da pessoa como: informações gerais, endereços, contatos, atributos, endereços secundários e análise de crédito.

Veja abaixo um exemplo do cabeçalho da tela de cadastro de documentos de saída:

Itens do documento de saída

Clique no botão "Criar item do documento de saída" para acessar a tela de criação de item do documento de saída.

Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:

Informações gerais

• Tipo de movimentação: Sistema sugere o tipo de movimentação padrão do cliente, produto ou pedido, neste ordem de prioridade.
• CFOP:  Sistema preenche o CFOP de acordo com o cadastro do tipo de movimentação e se a operação é interna, interestadual ou de exportação. Após a aplicação da regra de tributação, esse CFOP pode ser modificado pelo sistema, por exemplo quando a operação tem substituição tributária.
• Produto: Selecione o produto
• Informações adicionais do produto: Campo com preenchimento opcional. Sistema traz as informações adicionais definidas no cadastro do produto e se necessário você pode modificar essas informações.
• Unidade de medida: Selecione a unidade de medida do documento. Como padrão o sistema sugere a unidade de medida principal do produto. Se o produto tiver unidades de medida secundárias habilitadas para venda é possível selecioná-las.
• Setor de saída: Selecione o setor de saída de estoque do produto.  Sistema sugere o setor de saída selecionado no documento de saída desde que esse setor esteja habilitado para o produto. Neste campo o sistema filtra os setores de saída habilitados no cadastro do produto e no cadastro do tipo de movimentação do item.
• Saldo atual em estoque no setor de saída: Sistema exibe o saldo atual em estoque no setor de saída escolhido.
• Qtde: Informe a quantidade do produto na unidade de medida escolhida.
• Tabela de preço: Se desejar selecione uma tabela de preços vinculada ao produto. As tabelas de preço são filtradas de acordo com as regras para aplicação definidas no cadastro da tabela de preços e o preenchimento dos campos do documento. Além disso o sistema exibe apenas tabelas de preço vinculadas ao produto.
• Valor unitário: Informe o valor unitário do produto na unidade de medida escolhida no item do documento. Se a tabela de preços for selecionada, o valor unitário será preenchido automaticamente pelo sistema.
• Valor total: Calculado pelo sistema.
• Tipo de desconto: Se desejar dar algum tipo de desconto, informe se o desconto será em percentual ou valor.
• % de desconto: Se necessário informe um desconto %.
• Valor Desconto: Se necessário informe um desconto em valor.
• Valor total com desconto: Calculado pelo sistema
• Origem do Produto: Preenchida automaticamente de acordo com o cadastro do produto.
• Número de controle da FCI: Preencha com o numero de controle FCI quando o produto for importado. É possível definir o valor padrão deste campo no cadastro do produto.
• Classificação financeira: Preenchida automaticamente de acordo com o cadastro do tipo de movimentação.

Informações adicionais

• Valor do item compõe valor total do documento: Preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do tipo de movimentação. O ideal é que esse campo venda marcado.
• Valor do frete: Valor do frete rateado para o item
• Valor do seguro: Valor do frete rateado para o item
• Valor Outras despesas acessórias: Valor de outras despesas acessórias rateado para o item
• Peso bruto unitário (kg): Peso bruto unitário obtido no cadastro do produto.
• Peso bruto total (kg): Peso bruto total calculado pelo sistema.
• Peso líquido unitário (kg): Peso líquido unitário obtido no cadastro do produto.
• Peso líquido total (kg): Peso líquido total calculado pelo sistema.
• Pedido compra do cliente: Informe o pedido de compra do cliente se necessário.
• Item do pedido de compra do cliente: Informe o item do pedido de compra do cliente se necessário.

Tributos

A sua base está configurada para que o sistema aplique as regras de tributação automaticamente. Caso não esteja aplicando, avalie se a configuração geral "Aplicar regras de tributação automaticamente na tela de criação de item de documento de saída" está marcada com a opção "Sim".

Ao aplicar as regras de tributação o ideal é que sistema localize apenas 1 regra de tributação de ICMS, IPI, PIS e COFINS para o item.

Se o sistema localizar mais de 1 regra de tributação para o mesmo tributo, selecione a regra desejada no campo "Regra de tributação aplicada".

Se não desejar utilizar uma regra de tributação para preencher os dados tributários, selecione a opção "Não usar regra de tributação" no campo "Regra de tributação aplicada", e preencha os dados do tributo manualmente.

Exportação

Se a operação for de exportação avalie o preenchimento dos campos:

• Número do ato concessório de Drawback
• Número do Registro de Exportação
• Quantidade do item realmente exportado
• Chave de Acesso da NF-e recebida para exportação

Após preencher clique no botão "Adicionar".

Por fim clique no botão "Salvar" para salvar o item do documento de saída.

Se quiser salvar e permanecer na tela de criação de um novo item, clique no botão "Salvar e permanecer na tela".

Veja abaixo uma imagem da tela de cadastro de item do documento de saída:

Informações adicionais do documento de saída

Nas informações adicionais do documento de saída preencha os campos:

Transporte

• Modalidade de transporte: Selecione a modalidade de transporte.
• Transportadora: Selecione a transportadora. 

Transporte - Veículos

• Tipo de transporte
• Placa do veículo
• UF do veículo
• RNTC do veículo

Transporte - Volumes transportados

• Quantidade
• Especie
• Marca
• Numeracao
• Peso total: Como padrão o sistema seleciona a opção "Calculado".
• Peso bruto total (kg): Campo calculado pelo sistema somando o peso bruto de todos os itens.
• Peso liquido total (kg): Campo calculado pelo sistema somando o peso líquido de todos os itens.

Transporte - Retenção do ICMS do transporte

• Valor do serviço de transporte
• Base de cálculo da retenção do ICMS
• Aliquota da retenção (%)
• Valor do ICMS retido: campo calculado pelo sistema multiplicando a base de cálculo da retenção do ICMS com a alíquota de retenção.
• Soma valor do ICMS retido no transporte ao valor total de outras despesas acessórias
• CFOP para retenção
• Município de ocorrência do fator gerador do ICMS do transporte

Outras informações

• Valor total do frete: Informe caso o valor do frete seja cobrado do cliente.
• Valor total do seguro: Informe caso o valor do seguro seja cobrado do cliente.
• Valor total de outras despesas acessórias: Informe caso o valor total de outras despesas acessórias seja cobrado do cliente.
• Método para rateio de valores para itens da proposta: Selecione o método que será utilizado pelo sistema para ratear os valores de frete, seguro e outras despesas acessórias para os itens. É possível configurar o método padrão na configuração geral.

Outras informações - Informações adicionais de interesse do contribuinte e do fisco

O sistema carregar, automaticamente, as regras de tributação de informação complementar da NF-e no campo "Regra de tributação aplicada".

Ao selecionar uma regra de tributação o sistema preenche automaticamente os campos a seguir:

• Informações complementares de interesse do contribuinte
• Informações adicionais de interesse do fisco

Outras informações - Local de retirada/entrega

• Local de retirada diferente do endereço do remetente: Marque se o local de retirada for diferente do endereço do remetente e selecione o local de retirada configurado no cadastro do cliente.
• Local de entrega diferente do endereço do destinatário: Marque se o local de entrega for diferente do endereço do destinatário e selecione o endereço de entrega configurado no cadastro do cliente.

Outras informações - Exportação

Avaliar o preenchimento dos campos abaixo em operações de exportação:

• Local de embarque: Preencha somente nas operações de exportação.
• UF do Local de embarque: Preencha somente nas operações de exportação.
• Local de despacho: Preencha somente nas operações de exportação.

Valores totais

Veja e confirme os valores totais dos produtos, frete, seguro, outras despesas acessórias, desconto, NF-e, ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISSQN.

Se desejar clique no botão "Calcular valores totais" para o sistema recalcular todos os valores do documento de saída.

Retenções de tributos

Se a venda estiver sujeita a alguma retenção tributária preencha os campos:

• Valor retido de PIS    
• Valor retido de COFINS    
• Valor retido de CSLL    
• Base de cálculo de IRRF    
• Valor retido de IRRF    
• Base de cálculo Retenção da Previdência Social    
• Valor da Retenção da Previdência Social 

O valor das retenções será subtraído do valor total financeiro na aba "Condições de pagamento".

Descontos

Se desejar aplicar um desconto incondicional para o documento de saída, informe o desconto no campo "% de desconto a aplicar" ou "Valor do desconto a aplicar", e clique no botão "Aplicar desconto em todos os itens".

Ao clicar nesse botão o sistema aplica o mesmo % de desconto para todos os itens.

Condições de pagamento

Veja o "Valor total financeiro" calculado pelo sistema. 

O valor total financeiro é calculado considerando o valor total de todos os itens com o campo "Classificação financeira" preenchido.

Preencha os campos:

• Data base para gerar parcelas: Sistema sugere a data corrente.
• Condição de pagamento: Ao escolher a condição de pagamento o sistema seleciona automaticamente a forma de pagamento e preenche o campo Regra para gerar parcelas a partir do cadastro de condições de pagamento.
• Forma de pagamento: Selecione a forma de pagamento de todas as parcelas.
• Regra para gerar parcelas: Campo preenchido automaticamente pelo sistema a partir da seleção da condição de pagamento.

Clique no botão "Gerar parcelas" para o sistema gerar as parcelas.

Após a geração das parcelas, se necessário, é possível editar a data de vencimento, valor e forma de pagamento de cada parcela, além de preencher o campo "Observações".

Se necessário também é possível excluir ou adicionar parcelas.

Agora vamos falar sobre o quadro "Integração com financeiro".

Essa quadro é exibido quando o tipo de movimentação do documento de saída está configurado para gerar contas a receber.

Preencha os campos:

• Gera conta a receber: Campo geralmente vem marcado.
• Classificação da conta a receber: Preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do tipo de movimentação. do documento.
• Conta bancária da conta a receber: Selecione uma conta a receber. O sistema filtra as contas a receber da empresa. No cadastro da empresa é possível definir uma conta a receber padrão.

Quando o campo "Gera conta a receber" está marcado, ao salvar o documento de saída, o sistema gera as contas a receber no financeiro.

Veja abaixo um exemplo das informações gerais do documento de saída com a aba "Condição de pagamento" em destaque:

Como editar ou excluir um documento de saída?

Após salvar um documento de saída, se necessário é possível editá-lo ou excluí-lo.

Para editar um documento de saída clique no documento e utilize o submenu "Editar" para acessar a tela de edição do documento.

Para excluir um documento de saída clique no documento e utilize o submenu "Excluir".

Como faturar o documento de saída?

O documento de saída é a base para o faturamento. No próximo artigo, vamos mostrar como realizar essa etapa a partir do documento de saída.

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