O guia start de "Pedidos de compra" tem as seções:

• O que é um pedido de compra?

• Como criar um pedido de compra livremente?

• Como criar um pedido de compra a partir de solicitações de compra?

• Como criar um pedido de compra a partir de uma cotação de compra?

• Como editar ou excluir um pedido de compra?

• Como gerar o documento PDF do pedido de compra?

• Como liberar um pedido de compra?

• Como enviar o pedido de compra por email para o fornecedor?

• Como gerar documentos de entrada com mais de 1 pedido de compra?

O que é um pedido de compra?

O pedido de compra formaliza o negócio com o fornecedor, registrando produtos, preços e condições acordadas. No sistema, você pode:

• Registrar pedidos de compra feitos pela sua empresa.

• Gerar PDF do pedido.

• Controlar a liberação dos pedidos.

• Enviar por e-mail para fornecedores.

• Acompanhar pedidos ainda não entregues.

• Gerar o documento de entrada no momento da entrega.
   

Veja abaixo uma exemplo da tela Pedidos de compra:

Como criar um pedido de compra livremente?

Para criar um pedido de compra livremente:

• Acesse a tela "Pedidos de compra".

• Clique em "Criar pedido".

Preencha os campos:

Cabeçalho do pedido de compra

• Pedido: Código criado automaticamente pelo sistema
• Tipo de pedido: Selecione um tipo de pedido.
• Empresa: Selecione uma empresa.
• Fornecedor: Selecione um fornecedor.
• Tipo de movimentação: Selecione o tipo de movimentação. O tipo de movimentação escolhido será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao pedido.
• Setor de entrada: Selecione o setor de entrada será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao pedido desde que o setor esteja habilitado no cadastro do produto e no cadastro do tipo de movimentação do item. O sistema filtra os setores de entrada habilitados no cadastro do tipo de movimentação.
• Data de emissão: Sistema sugere a data corrente.
• Data de entrega padrão: Campo com preenchimento opcional. A data de entrega informada será sugerida pelo sistema ao adicionar o item ao pedido.
• Contato: Selecione o contato no fornecedor. Sistema exibe os contatos vinculados com o fornecedor.
• Condição de pagamento (texto livre): Campo com preenchimento opcional. Preencha se desejar informar uma condição de pagamento que ainda não tenha sido cadastrada no sistema.
• Observações: Se desejar escreva observações gerais para o pedido de compra.

Pessoa

• Veja as informações do fornecedor: dados gerais, endereços, contatos e atributos.

Veja abaixo um exemplo da tela de cadastro de pedidos de compra com o cabeçalho em destaque:

Itens do pedido de compra

Clique no botão "Criar item do pedido" para acessar a tela de criação de item do pedido de compra.

Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:

Informações gerais

• Tipo de movimentação: Sistema sugere o tipo de movimentação padrão do produto ou pedido neste ordem de prioridade.
• Produto: Selecione o produto.
• Unidade de medida: Selecione a unidade de medida do pedido de compra. Como padrão o sistema sugere a unidade de medida principal do produto. Se o produto tiver unidades de medida secundárias habilitadas para venda é possível selecioná-las.
• Setor de entrada: Selecione o setor de entrada de estoque do produto.  Sistema sugere o setor de entrada selecionado no pedido de compra desde que esse setor esteja habilitado para o produto. Neste campo o sistema filtra os setores de entrada habilitados no cadastro do produto e no cadastro do tipo de movimentação do item.
• Qtde: Informe a quantidade do produto na unidade de medida escolhida no item do pedido.
• Valor unitário: Informe o valor unitário do produto na unidade de medida escolhida no item do pedido. Se a tabela de preços for selecionada, o valor unitário será preenchido automaticamente pelo sistema.
• Tipo de desconto: Se desejar dar algum tipo de desconto, informe se o desconto será em percentual ou valor.
• % de desconto: Se necessário informe um desconto %.
• Valor Desconto: Se necessário informe um desconto em valor.
• Valor total com desconto: Calculado pelo sistema
• Data de entrega: Preenchido automaticamente de acordo com a data de entrega preenchida no pedido de compra.

Por fim clique no botão "Salvar" para salvar o item do pedido.

Se quiser salvar e permanecer na tela de criação de um novo item, clique no botão "Salvar e permanecer na tela".

Veja abaixo um exemplo da tela de cadastro de item de pedidos de compra:

Informações adicionais do pedido de compra

Transporte

• Modalidade de transporte: Selecione. se aplicável.

• Transportadora: Selecione. se aplicável.

Outras informações

• Valor total do frete: Informe se cobrado.

• Valor total do seguro: Informe se cobrado.

• Valor total de outras despesas acessórias: Informe se cobrado.

• Método para rateio de valores para itens da proposta: Selecione. 

• Informações complementares de interesse do contribuinte: Opcional, para NF-e.

• Informações adicionais de interesse do fisco: Opcional, para NF-e.

• Local de retirada diferente do endereço do remetente: Marque e selecione, se aplicável.

• Local de entrega diferente do endereço do destinatário: Marque e selecione, se aplicável.

Valores totais

• Confirme produtos, frete, seguro, despesas acessórias, desconto, NF-e, ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISSQN.

• Clique em "Calcular valores totais" se desejar recálculo.

Condições de pagamento

• Valor total financeiro: Calculado pelo sistema (considera itens com "Classificação financeira" + créditos).

• Data base para gerar parcelas: Data corrente sugerida.

• Condição de pagamento: Preenchida automaticamente com forma e regra.

• Forma de pagamento: Selecione.

• Regra para gerar parcelas: Definida pelo sistema.

• Clique em "Gerar parcelas".

• Após gerar, edite vencimento, valores, forma de pagamento ou observações, se necessário.

Integração com financeiro

Exibida quando o tipo de movimentação gera contas a pagar:

• Gera conta a pagar: Geralmente marcado.

• Classificação da conta a pagar: Preenchida automaticamente.

• Conta bancária da conta a pagar: Selecione.

Clique em "Salvar" para registrar o pedido.

Veja abaixo um exemplo da tela das informações adicionais do pedidos de compra com a aba "Condições de pagamento" em destaque:

Como criar um pedido de compra a partir de solicitações de compra?

O ideal seria criar pedidos de compra após a cotação de compra, garantindo comparação de preços, prazos e condições comerciais para melhor custo-benefício.

Mas também, em algumas situações, pode-se gerar o pedido de compra diretamente da solicitação, dispensando a cotação. Normalmente, nos casos:

• Quando há apenas um fornecedor qualificado.

• Quando já se sabe de antemão em qual fornecedor comprar.

Como gerar o pedido de compra

• Acesse a tela "Solicitações de compra".

• Selecione a solicitação de compra com status "Liberada".

• Utilize o submenu "Gerar pedido de compra".
   

Após utilizar esse submenu, você será levado para a tela de criação de pedido de compra, com o sistema aproveitando todas as informações da solicitação de compra selecionada, como na imagem a seguir:

Geração do pedido de compra para várias solicitação de compra

Além de criar um pedido a partir de uma única solicitação, o sistema também permite gerar pedidos de compra agrupando várias solicitações de compra em um único processo. Veja como a partir dos passos abaixo:

• Acesse a tela "Solicitações de compra".

• Pesquise por solicitações com status "Liberada". Também é possível refinar a busca utilizando os campos:

  • Fornecedor

  • Código do produto

  • Grupo de produto

  • Família de produto

  • Data limite para compra inicial | Data limite para compra final

  • Qtde de registros

• Marque as solicitações de compra desejadas.

• Clique em "Ações > Gerar pedido de compra".

Veja a imagem abaixo:

Após clicar nesse botão você será levado para a tela de criação de pedido de compra com o sistema aproveitando todas as informações das solicitações de compra selecionadas.

Finalização do pedido de compra gerado a partir de solicitações de compra

Ao gerar um pedido de compra a partir de solicitações de compra, você será levado para a tela de criação de pedidos de compra com diversos campos já preenchidos, e para finalizar o pedido de compra, recomendamos preencher os campos conforme foi apresentado no tópico "Como criar um pedido de compra livremente?".

Como criar um pedido de compra a partir de uma cotação de compra?

Atenção: este documento é opcional no seu processo de compra.

Para criar um ou mais pedidos de compra a partir de uma cotação é preciso:

• Criar a cotação de compra

• Convidar fornecedores para participarem

• Registrar a coleta de preços

• Tomar a decisão de compra

Após a decisão de compra, o sistema gera automaticamente os pedidos de compra. Se todos os dados da coleta do fornecedor escolhido estiverem preenchidos, o pedido já é criado completo.

Mesmo assim, é possível editar e complementar o pedido gerado, caso necessário.

Como editar ou excluir um pedido de compra?

Após salvar um pedido de compra, se necessário é possível editá-la ou excluí-la.

Para editar um pedido de compra clique no pedido e utilize o submenu "Editar" para acessar a tela de edição do pedido.

Para excluir um pedido de compra clique no pedido e utilize o submenu "Excluir".

É possível excluir pedidos de compra em lote selecionando-se vários pedidos de compra e utilizando o botão "Excluir".

Como gerar o documento PDF do pedido de compra?

Para gerar o documento pdf de um pedido de compra clique no pedido e utilize o submenu "Gerar documento pdf".

Veja abaixo um exemplo do documento pdf do pedido de compra:

Como liberar um pedido de compra?

Para utilizar a liberação de pedidos de compra é preciso configurar o sistema para definir o status "Aguardando liberação" na configuração geral para pedidos de compra recém criados.

Esse comportamento é controlado através da configuração geral "Status padrão na criação de itens de pedidos de compra".

Configurando o sistema da forma indicada, todos os itens do pedido recém-criado ficarão com status "Aguardando liberação".

Ao clicar em um pedido de compra com status "Aguardando liberação" o sistema apresenta o submenu "Liberar pedido" como na imagem a seguir:

Ao utilizar esse submenu o status do pedido avança para "Liberado".

É possível liberar pedidos de compra em lote marcando os pedidos e utilizando o botão "Ações > Liberar".

Caso você se arrependa da liberação, selecione no pedido, utilize o submenu "Remover liberação", e o status de todos os itens do pedido retorna para "Aguardando liberação".

Também é possível remover a liberação de pedidos de compra em lote marcando os pedidos e utilizando o botão "Ações > Remover liberação".

Como enviar o pedido de compra por email para o fornecedor?

Para enviar o pedido de compra por email para os fornecedores, avalie:

 Configurações no cadastro da empresa

• Acesse a tela "Empresas"  

• Clique na empresa e selecione o submenu "Editar".

Na aba Compras, configure o quadro "pedido de compra por e-mail":

• Para: deixe em branco.

• Cc: insira um e-mail do grupo de compras (ex.: compras@suaempresa.com.br).

• Cco: deixe em branco.

• Resposta para: insira o mesmo e-mail do grupo de compras.

• Texto padrão: escreva a mensagem que será enviada, usando as variáveis disponíveis no sistema. O sistema já vem com o texto abaixo como sugestão:

Veja abaixo uma imagem da configuração no cadastro de empresas:

Configuração no cadastro de pessoas

Acesse a tela "Pessoas", clique na pessoa dos seus fornecedores e selecione o submenu "Editar" para editar a pessoa.

Clique na aba "Compras", subaba "Geral" e dentro do quadro "Envio de cotação e pedido de compra por email" preencha o campo "Emails para envio de cotações e pedidos de compra".

Sugerimos preencher esse campo com o email da área de vendas do seu cliente, por exemplo, compras@seucliente.com.br.

Configuração no cadastro de contatos

Acesse a tela "Contatos", clique nos contatos dos seus fornecedores e selecione o submenu "Editar" para editar o contato.

Na aba "Geral" dentro do quadro "Emails" preencha os emails do contato e marque a check box "Envia cotação e pedido de compra" para que o email seja considerado pelo sistema no envio do pedido de compra.

Envio de cotação de compra por email

Acesse a tela "Cotações de compra", clique na cotação e utilize o submenu "Enviar cotação de compra por email".

Veja abaixo uma imagem da tela "Enviar pedido de compra por email":

Clique no botão "Enviar email" para o sistema enviar o email para o fornecedor da aba selecionada.
 

Como gerar documentos de entrada com mais de 1 pedido de compra?

Em alguns casos pode ser necessário gerar um documento de entrada com mais de 1 pedido de compra.

Por exemplo, seu fornecedor pode ter decidido aglutinar 2 pedidos de compra diferentes em 1 única nota fiscal e nesse caso, o ideal é que você gere 1 único documento de entrada para os 2 pedido de compra.

Para fazer isso selecione os pedidos de compra com a mesma empresa e fornecedor e utilize o botão "Ações > Gerar documento de entrada".

Ao clicar nesse botão o sistema vai criar 1 único documento de entrada para receber todos os pedido de compra.

Veja abaixo uma imagem da tela de pedidos de venda com esse botão em destaque:

Nos próximos artigos, veremos como registrar a entrada de materiais vinculados aos pedidos de compra.

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