O guia start de "Documentos de entrada" tem as seções:

• O que é um documento de entrada?

• Como criar um documento de entrada livremente?

• Como criar um documento de entrada a partir de um pedido de compra?

• Como editar ou excluir um documento de entrada?

• Como criar um documento de entrada a partir da importação do XML da NF-e do fornecedor?

• Como revisar o documento de entrada criado a partir da importação do arquivo XML?

O que é um documento de entrada?

O documento de entrada é utilizado para compras, remessas ou devoluções de vendas.

No contexto de compras:

• Normalmente é criado a partir da NF-e do fornecedor.

• Apresenta os produtos, preços e condições de pagamento acordados.

Ao salvar o documento de entrada:

• O sistema gera automaticamente contas a pagar no financeiro.

• São realizadas as movimentações de entrada no estoque.
   

Veja abaixo um exemplo da tela Documentos de entrada:

Como criar um documento de entrada livremente?

Para criar um documento de entrada acesse a tela "Documento de entrada".

Clique no botão "Criar documento de entrada" para acessar a tela de criação de documentos de entrada.

Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:

Cabeçalho do documento de entrada

Informações gerais

• Tipo de entrada: A opção mais comum é "NF-e emitida por terceiros criada livremente". Selecione "NF-e emitida pela empresa" caso a sua empresa será responsável for gerar a NF-e de entrada. Selecione "NF-e de importação emitida pela empresa" caso a sua empresa vá gerar uma NF-e de importação.
• Tipo de movimentação: Selecione o tipo de movimentação. O tipo de movimentação escolhido será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao documento.
• Pessoa: Selecione uma pessoa, geralmente a pessoa do seu fornecedor.
• Setor de entrada: Selecione o setor de entrada será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao documento desde que o setor esteja habilitado no cadastro do produto e no cadastro do tipo de movimentação do item. O sistema filtra os setores de entrada habilitados no cadastro do tipo de movimentação.
• Status: Campo apenas para controle interno do status do lançamento do documento de entrada.

Informações da NF-e

• Número da NF-e: Campo habilitado para digitação quando a NF-e é emitida por terceiros.
• Série da NF-e: Campo habilitado para digitação quando a NF-e é emitida por terceiros.
• Chave da NF-e: Campo habilitado para digitação quando a NF-e é emitida por terceiros.
   
• Arquivo XML da NF-e do Fornecedor: Campo visível quando a NF-e é emitida por terceiros.
   
• DANFE da NF-e do Fornecedor: Campo visível quando a NF-e é emitida por terceiros.
   
• Data de emissão: Sistema sugere a data corrente.
• Hora de emissão: Sistema sugere a hora corrente.
• Forma da emissão: Sistema sugere a opção "Normal".
   
• Finalidade da emissão: Sistema sugere a opção configurada no cadastro do tipo de movimentação.
• Operação com consumidor final: Sistema sugere a opção configurada no cadastro do tipo de movimentação.
• Tipo de atendimento: Sistema sugere a opção configurada no cadastro do tipo de movimentação.

Documentos fiscais referenciados

Se necessário adicione os documentos fiscais referenciados com o documento de entrada.

Pessoa

Veja todas as principais informações da pessoa como: informações gerais, endereços, contatos, atributos e endereços secundários.

Veja abaixo um exemplo do cabeçalho da tela de cadastro de documentos de entrada:

Itens do documento de entrada

Clique no botão "Criar item do documento de entrada" para acessar a tela de criação de item do documento de entrada.

Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:

Informações gerais

• Tipo de movimentação: Sistema sugere o tipo de movimentação padrão do produto ou pedido, neste ordem de prioridade.
• CFOP:  Sistema preenche o CFOP de acordo com o cadastro do tipo de movimentação e se a operação é interna, interestadual ou de exportação. Após a aplicação da regra de tributação, esse CFOP pode ser modificado pelo sistema, por exemplo quando a operação tem substituição tributária.
• Produto: Selecione o produto
• Informações adicionais do produto: Campo com preenchimento opcional. Sistema traz as informações adicionais definidas no cadastro do produto e se necessário você pode modificar essas informações.
• Unidade de medida: Selecione a unidade de medida do documento. Como padrão o sistema sugere a unidade de medida principal do produto. Se o produto tiver unidades de medida secundárias habilitadas para compra é possível selecioná-las.
• Setor de entrada: Selecione o setor de entrada de estoque do produto.  Sistema sugere o setor de entrada selecionado no documento de entrada desde que esse setor esteja habilitado para o produto. Neste campo o sistema filtra os setores de entrada habilitados no cadastro do produto e no cadastro do tipo de movimentação do item.
• Qtde: Informe a quantidade do produto na unidade de medida escolhida.
• Valor unitário: Informe o valor unitário do produto na unidade de medida escolhida no item do documento.
• Tipo de desconto: Se desejar dar algum tipo de desconto, informe se o desconto será em percentual ou valor.
• % de desconto: Se necessário informe um desconto %.
• Valor Desconto: Se necessário informe um desconto em valor.
• Roteiro de inspeção: Selecione o roteiro de inspeção de recebimento do produto. É preciso implantar o módulo de Qualidade para utilizar essa funcionalidade.

Veja abaixo uma imagem da tela de cadastro de item do documento de entrada:

Informações adicionais do documento de entrada

Nas informações adicionais do documento de entrada avalie os principais campos:

Outras informações

• Valor total do frete: Informe caso o valor do frete seja cobrado pelo fornecedor.
• Valor total do seguro: Informe caso o valor do seguro seja cobrado pelo fornecedor.
• Valor total de outras despesas acessórias: Informe caso o valor total de outras despesas acessórias seja cobrado pelo fornecedor.
• Método para rateio de valores para itens da proposta: Selecione o método que será utilizado pelo sistema para ratear os valores de frete, seguro e outras despesas acessórias para os itens. É possível configurar o método padrão na configuração geral.

Outras informações - Informações adicionais de interesse do contribuinte e do fisco

Se desejar clique no botão "Aplicar regras de tributação" para o sistema carregar as regras de tributação de informação complementar da NF-e no campo "Regra de tributação aplicada".

Ao selecionar uma regra de tributação o sistema preenche automaticamente os campos a seguir:

• Informações complementares de interesse do contribuinte
• Informações adicionais de interesse do fisco

Outras informações - Local de retirada/entrega

• Local de retirada diferente do endereço do remetente: Marque se o local de retirada for diferente do endereço do remetente e selecione o local de retirada configurado no cadastro do fornecedor.
• Local de entrega diferente do endereço do destinatário: Marque se o local de entrega for diferente do endereço do destinatário e selecione o endereço de entrega configurado no cadastro do fornecedor.

Valores totais

Veja e confirme os valores totais dos produtos, frete, seguro, outras despesas acessórias, desconto, NF-e, ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISSQN.

Se desejar clique no botão "Calcular valores totais" para o sistema recalcular todos os valores do documento de entrada.

Condições de pagamento

Veja o "Valor total financeiro" calculado pelo sistema. 

O valor total financeiro é calculado considerando o valor total de todos os itens com o campo "Classificação financeira" preenchido.

Preencha os campos:

• Data base para gerar parcelas: Sistema sugere a data corrente.
• Condição de pagamento: Ao escolher a condição de pagamento o sistema seleciona automaticamente a forma de pagamento e preenche o campo Regra para gerar parcelas a partir do cadastro de condições de pagamento.
• Forma de pagamento: Selecione a forma de pagamento de todas as parcelas.
• Regra para gerar parcelas: Campo preenchido automaticamente pelo sistema a partir da seleção da condição de pagamento.

Clique no botão "Gerar parcelas" para o sistema gerar as parcelas.

Após a geração das parcelas, se necessário, é possível editar a data de vencimento, valor e forma de pagamento de cada parcela, além de preencher o campo "Observações".

Se necessário também é possível excluir ou adicionar parcelas.

Agora vamos falar sobre o quadro "Integração com financeiro".

Essa quadro é exibido quando o tipo de movimentação do documento de entrada está configurado para gerar contas a pagar.

Preencha os campos:

• Gera conta a pagar: Campo geralmente vem marcado.
• Classificação da conta a pagar: Preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do tipo de movimentação. do documento.
• Conta bancária da conta a pagar: Selecione uma conta a pagar. O sistema filtra as contas bancárias da empresa. No cadastro da empresa é possível definir uma conta bancária padrão.

Quando o campo "Gera conta a pagar" está marcado, ao salvar o documento de entrada, o sistema gera as contas a pagar no financeiro.

Veja abaixo um exemplo das informações gerais do documento de entrada com a aba "Condição de pagamento" em destaque:

Como criar um documento de entrada a partir de um pedido de compra?

A criação do documento de entrada a partir do pedido de compra foi explicada na seção "Como gerar documentos de entrada para pedidos de compra?" no guia rápido de Pedidos de compra.

Para ver o guia rápido de pedidos de compra clique neste link.
 

Como editar ou excluir um documento de entrada?

Após salvar um documento de entrada, se necessário é possível editá-lo ou excluí-lo.

Para editar um documento de entrada clique no documento e utilize o submenu "Editar" para acessar a tela de edição do documento.

Para excluir um documento de entrada clique no documento e utilize o submenu "Excluir".

Como criar um documento de entrada a partir da importação do XML da NF-e do fornecedor?

Quando o seu fornecedor emite uma NF-e contra o CNPJ da sua empresa, é comum que a sua empresa receba um email com o DANFE e XML da NF-e emitida pelo fornecedor.

Caso você esteja com o arquivo XML da NF-e do seu fornecedor é possível criar o documento de entrada a partir da importação desse arquivo.

Para fazer isso aesse a tela "Documentos de entrada" e clique no botão "Importar arquivo XML de NF-e".

Selecione o arquivo XML da NF-e do fornecedor e clique no botão "Adicionar".

O sistema irá exibir uma tabela com as colunas:

• Número: Número da NF-e
• Empresa: Apresenta a empresa cadastrada no sistema que é a destinatária da NF-e emitida pelo fornecedor. O sistema localiza a empresa pelo CNPJ e IE.
• Tipo de movimentação: Apresenta o tipo de movimentação padrão para importação do XML da NF-e do fornecedor.
• Pessoa: Apresenta a pessoa do fornecedor cadastrada no sistema que é a emitente da NF-e. O sistema localiza a pessoa pelo CNPJ e IE.
• Arquivo: Apresenta um ícone para download do XML.

Clique no botão "Salvar".

Após salvar o sistema já vai criar um novo documento de entrada apresentando a número da NF-e do fornecedor na coluna "NF-e" como na imagem a seguir:

Como revisar o documento de entrada criado a partir da importação do arquivo XML?

Definição dos produtos

• O sistema tenta identificar os produtos automaticamente pelo código do produto no fornecedor.

• Se aparecer o item "Produto padrão importação XML", significa que o sistema não localizou o produto no cadastro.

• Nesse caso:

  • Verifique a coluna Produto no fornecedor.

  • Localize e edite o cadastro do produto correspondente.

  • Inclua o código do produto no quadro Códigos do produto nos fornecedores.

• Recomenda-se excluir o documento de entrada e reimportar o XML após os ajustes, para que os produtos sejam reconhecidos corretamente.

Tipo de movimentação e setor de entrada

• O documento importado vem com o tipo padrão "Importação do XML da NF-e do fornecedor".

• No cabeçalho, selecione:

  • Tipo de movimentação

  • Setor de entrada

• Clique em Ações > Atualizar tipos de movimentação e setores de estoque dos itens para que o sistema ajuste automaticamente:

  • Tipo de movimentação

  • CFOP

  • Setor de entrada

     

Vínculo com pedidos de compra

• É possível vincular o documento de entrada importado ao pedido de compra correspondente.

• Para isso, use o quadro Pedidos de compra vinculados ao documento de entrada, que lista os pedidos liberados ou parcialmente atendidos do fornecedor.

Localize o pedido de compra que você deseja vincular com o documento de entrada e clique no botão "Vincular pedidos de compra selecionados com os itens do documento" como na imagem a seguir:

Ao clicar no botão para vincular, o sistema tenta relacionar automaticamente os itens do documento de entrada com os itens do pedido de compra, considerando:

• Código do produto

• Unidade de medida

• Se o vínculo for bem-sucedido:

  • O sistema exibirá uma mensagem de sucesso.

  • A coluna Itens de pedido de compra na tabela de Itens do documento de entrada ficará preenchida.

Caso se arrependa, é possível desfazer:

• Selecione os itens do documento de entrada.

• Clique em Ações > Remover vínculo com pedido de compra.

• Assim, os vínculos serão apagados e os itens voltarão a ficar livres.

Para fazer o vínculo manual, na coluna Itens de pedido de compra, o sistema exibe o botão Vincular.

• Ao clicar nesse botão, abre-se um quadro para selecionar manualmente um item do pedido de compra a ser vinculado ao item do documento de entrada.

• Esse processo é especialmente útil quando o item está cadastrado como “Produto padrão importação XML entrada”, já que nesses casos o sistema não conseguiu identificar o produto automaticamente.

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