O guia start "Contas a pagar" tem as seções:

O que são as contas a pagar?
Como criar contas a pagar na compra de produtos?
Como criar contas a pagar livremente?
Como criar contas a pagar com repetições?
Como anexar arquivos nas contas a pagar?
Como criar pagamentos para contas a pagar?
Como criar pagamentos livremente?
Como editar e excluir pagamentos?
Como editar, excluir e reabrir contas a pagar?
Como ver o valor a pagar atualizado da conta a pagar?

O que são as contas a pagar?

As contas a pagar registram os valores que sua empresa tem a pagar aos fornecedores.

Elas podem ser geradas de três formas:

Documento de entrada
Documento de compra de serviço
Criação livre no módulo Financeiro

Ao pagar uma conta a pagar, é necessário registrar o pagamento, que gera a saída de caixa na conta da sua empresa.

Veja abaixo uma imagem da tela Contas a pagar:

Como criar contas a pagar na compra de produtos?

Segue os passos de como criar contas a pagar na compra de produtos:

Acesse a tela "Documentos de entrada".
Crie um documento de entrada com um tipo de movimentação de natureza "Compra" configurado para gerar contas a pagar.
Adicione os itens, selecione uma condição de pagamento e gere as parcelas.

As parcelas criadas geram automaticamente as contas a pagar no módulo Financeiro.

No quadro Integração com o financeiro, confirme:

Gera conta a pagar marcado.
Classificação da conta a pagar preenchida conforme o tipo de movimentação.
Conta bancária da conta a pagar selecionada.

Apresentamos a seguir uma imagem da aba "Condições de pagamento" do documento de entrada destacando os quadros Parcelas e Integração com Financeiro.

Clique em "Salvar".

Após salvar o documento de entrada, acesse a tela de Contas a pagar e veja que o sistema gerou 1 conta a pagar para cada parcela do documento de entrada, como na imagem apresentada a seguir:

Como criar contas a pagar livremente?

Em algumas situações especiais, pode ser necessário criar contas a pagar sem vínculo com documentos de entrada ou de serviço. Exemplo:

Adiantamento a fornecedor.
Contratos de prestação de serviço recorrente.

Para isso:

Acesse a tela "Contas a pagar".
Clique em "Agendar pagamento".
Preencha os campos necessários e salve.

Ao clicar nesse botão você será levado para a tela de criação de conta a pagar como apresentada na imagem a seguir:

Preencha os campos da conta a pagar seguindo as orientações apresentadas a seguir:

Tipo de conta: A opção mais comum é "Confirmada". A opção "Adiantamento a fornecedor" só deve ser selecionada para contas de adiantamento a fornecedor.
Classificação: Selecione uma classificação para a conta a pagar. A classificação é uma conta com natureza "Saída" no plano de contas financeiro.
Valor a pagar: Informe o valor a pagar da conta.
Data de vencimento: Informe a data de vencimento da conta.
Empresa: Selecione a empresa da conta.
Conta bancária: Selecione a conta bancária da conta.
Forma de pagamento: Selecione a forma de pagamento da conta.
Data de agendamento: Como padrão o sistema sugere a data de agendamento igual à data de vencimento. A data de agendamento pode ser modificada quando sua empresa combina com o fornecedor uma data para pagamento diferente da data de vencimento da conta.
Valor a pagar agendado: Como padrão o sistema sugere o valor a pagar agendado igual ao valor a pagar. O valor a pagar agendado pode ser modificado quando sua empresa combina com o fornecedor um valor agendado diferente do valor a pagar.
Pessoa: Selecione o fornecedor da conta.
Data de competência: Como padrão o sistema sugere a data de competência igual à data de vencimento. A data de competência corresponde à data da compra do produto ou serviço.
Descrição do lançamento
Comentários
Usuário responsável pela criação: Sistema registra o usuário logado responsável pela criação da conta.
Data/Hora da criação: Sistema registra a data/hora de criação da conta.

Clique em "Salvar".

Após salvar veja que o sistema já criou a conta a pagar.

Como criar contas a pagar com repetições?

Agora vamos entender como é possível criar várias contas a pagar com repetições no módulo Financeiro.

Para isso acesse a tela de contas a pagar e clique no botão "Agendar pagamento" para acessar a tela de criação de contas a pagar.

Preencha os campos da conta a pagar e depois clique na aba "Repetir".

Na aba "Repetir" você preencherá os campos destacados na imagem a seguir:

Veja abaixo orientações sobre o preenchimento desses campos:

Quantidade de repetições: Ao selecionar a opção "Repetir informando a quantidade de ocorrências" você deve informar a quantidade de contas deseja gerar. Ao selecionar a opção "Repetir até uma data de vencimento limite" você deve informar a data de vencimento limite para geração das contas.
Intervalo entre repetições: Informe o intervalo entre as repetições das contas que serão geradas. Por exemplo, 1 dia, 1 semana, 1 mês, 1 ano, 7 dias, 4 semanas, 3 meses, etc.
Adicionar parcelas na descrição do lançamento: Selecione a opção "Sim" se desejar que o sistema escreva o número da parcela no campo "Descrição do lançamento" no padrão "Parcela 1 de 10", "Parcela 2 de 10", etc.
Número da parcela inicial: Informe o número da 1a parcela que será considerado pelo sistema.
Data de competência sugerida: Selecione a opção "Variável" se desejar que a data de competência das parcelas seja igual à data de vencimento das parcelas. Selecione a opção "Fixa" se desejar que a data de competência das parcelas seja igual à data de vencimento da 1a parcela.

Após preencher os campos da forma desejada, clique no botão "Simular geração de contas" para que o sistema simule a geração das contas a pagar que serão criadas, como apresentado na imagem a seguir:

Na tabela que apresenta as contas a pagar que serão criadas, se for necessário, você pode editar livremente o conteúdo dos campos "Data de vencimento", "Valor a baixar", "Data de competência", "Descrição do lançamento" e "Comentários", da segunda até a última conta a pagar.

Após confirmar os dados de todas as contas a pagar que serão criadas, clique em Salvar para o sistema criar todas as contas a pagar de uma vez só.

Como anexar arquivos nas contas a pagar?

Para anexar arquivos a uma conta a pagar, clique na conta a pagar e utilize o submenu "Editar".

Na tela de edição da conta a pagar clique na aba "Arquivos anexos".

Antes de anexar arquivos veja os arquivos já anexados como em destaque na imagem a seguir:

Como padrão o sistema anexa na conta a pagar os seguintes arquivos:

DANFE da NF-e
XML da NF-e

Se desejar anexar mais arquivos na conta a pagar preencha os campos:

Arquivo: Selecione o arquivo que deseja anexar.
Nome: Sistema preencha este campo com o nome do arquivo.
Tipo de documento: Selecione o tipo de documento.

Clique no botão "Anexar".

Para ver um arquivo clique no arquivo e utilize o submenu "Ver".

Para excluir um arquivo adicionado livremente clique no arquivo e utilize o submenu "Excluir".

Como criar pagamentos para contas a pagar?

Ao pagar uma conta a pagar, é necessário criar o pagamento. O sistema permite registrar o pagamento de três formas:

Conciliação bancária via importação de arquivo OFX.
Pelo submenu "Pagar" ao clicar em uma conta a pagar.
Pelo botão "Ações > Pagar em lote" na tela de contas a pagar.

Neste guia, o foco é no registro pelo submenu "Pagar" e pelo botão "Pagar em lote".

Criação de pagamento ao clicar em uma conta a pagar

Na tela de Contas a pagar, clique na conta a pagar e selecione o submenu "Pagar".

Na tela de criação de pagamento preencha os campos apresentados a seguir:

Conta bancária: Informe a conta bancária do pagamento. Como padrão o sistema sugere a mesma conta bancária da conta a pagar.
Data de pagamento: Informe a data do pagamento. Como padrão o sistema sugere a data corrente.
Baixa conta a pagar: Marque esse campo se desejar baixar a conta a pagar. Como padrão o sistema sugere baixar a conta a pagar.
Valor pago: Informe o valor pago. Como padrão o sistema sugere o saldo da conta a pagar.
Valor de multa/juros: Se necessário informe o valor de multa/juros pago pela sua empresa. Como padrão o sistema sugere o valor zero.
Valor de desconto: Se necessário informe o valor de desconto concedido pela fornecedor para sua empresa. Como padrão o sistema sugere o valor zero.

Pagamento total baixando a conta a pagar

Como exemplo vamos fazer o pagamento total sem informar multa/juros e desconto, baixando a conta a pagar, como apresentado na imagem a seguir:

Ao clicar em Salvar, o sistema cria o pagamento e muda o status da conta a pagar para "Baixada".

O sistema valida automaticamente o cálculo:

Valor pago/baixado = (Valor a pagar da conta a pagar) - (Valor do desconto) + (Valor da multa/juros)

Situações possíveis:

Se o valor pago > valor a pagar, a diferença deve ser registrada em Multa/Juros.
- Exemplo: Conta de R$1.000, pagamento de R$1.100 → diferença de R$100 em Multa/Juros.
Se o valor pago < valor a pagar, a diferença deve ser registrada como Desconto ou Baixa sem numerário.
- Exemplo: Conta de R$1.000, pagamento de R$900 → diferença de R$100 em Desconto ou Baixa sem numerário.

Pagamento parcial sem baixar a conta a pagar

Agora como exemplo vamos fazer um pagamento parcial sem baixar a conta a pagar, como na imagem a seguir, aonde destacamos que o campo "Baixa conta a pagar" está desmarcado:

Ao clicar no botão "Salvar" o sistema cria o pagamento, mantém o status da conta a pagar como "Pendente" e apresenta o saldo a pagar na coluna "Saldo a pagar".

Uma conta a pagar com status "Pendente" fica disponível para o registro de novos pagamentos.

Criação de pagamento em lote para várias contas a pagar

Na tela de Contas a pagar, selecione uma ou mais contas a pagar e clique no botão "Ações > Pagar em lote".

Na tela de criação de pagamentos em lote preencha os campos a seguir:

Conta bancária: Informe a conta bancária do pagamento. Como padrão o sistema sugere a mesma conta bancária da conta a pagar.
Data de pagamento: Informe a data do pagamento. Como padrão o sistema sugere a data corrente.
Baixa conta a pagar: Marque esse campo se desejar baixar a conta a pagar. Como padrão o sistema sugere baixar a conta a pagar.
Valor pago: Informe o valor pago. Como padrão o sistema sugere o saldo da conta a pagar.
Valor de multa/juros: Se necessário informe o valor de multa/juros pago pela sua empresa. Como padrão o sistema sugere o valor zero.
Valor de desconto: Se necessário informe o valor de desconto concedido pelo fornecedor para a sua empresa. Como padrão o sistema sugere o valor zero.

Apresentamos a seguir uma imagem da tela do sistema:

Ao clicar no botão "Salvar" o sistema cria o pagamento para todas as contas a pagar selecionadas.

Para todas as contas a pagar baixadas, o sistema aplica as mesmas regras de validação já apresentadas.

Como criar pagamentos livremente?

Utilize essa opção quando o pagamento ao fornecedor não estiver vinculado a uma conta a pagar.

Acesse a tela Pagamentos e clique em Registrar pagamento não agendado. O sistema abre a tela de criação de pagamento para preenchimento manual das informações.

Nessa tela preencha os campos como na imagem a seguir:

Após preencher os campos, clique em Salvar para registrar o pagamento e retornar à tela de pagamentos. Se desejar criar vários pagamentos em sequência, utilize:

Salvar e criar novo pagamento: abre uma nova tela em branco.
Salvar e clonar pagamento: abre uma nova tela com os dados do último pagamento já preenchidos, útil para valores repetidos ou semelhantes.

Como editar e excluir pagamentos?

Edição de pagamentos

Primeiro vamos entender como editar pagamentos.

Edição de pagamento não vinculado a uma conta a pagar

Para editar um pagamento acesse a tela Pagamentos, clique no pagamento que deseja editar e selecione o submenu "Editar", destacado na imagem a seguir:

Na tela de edição de pagamentos modifique os campos desejados e depois clique no botão "Salvar".

Edição de pagamento vinculado a uma conta a pagar pendente

O sistema permite a edição de pagar vinculados a contas a pagar com status "Pendente".

Edição de pagamento vinculado a uma conta a pagar baixada

O sistema bloqueia a edição de pagamentos vinculados a contas a pagar com status "Baixada".

Para conseguir editar o pagamento, acesse a tela de Contas a pagar, localize a conta a pagar que precisa ser reaberta, clique na conta a pagar e selecione o submenu "Reabrir", destacado na imagem a seguir:

Após clicar no submenu "Reabrir", o sistema irá modificar o status da conta a pagar de "Baixada" para "Pendente", e após essa mudança de status, será possível editar qualquer pagamento vinculado à conta a pagar.

Edição de pagamento criado a partir da conciliação bancária com importação de arquivo OFX

O sistema bloqueia a edição de pagamentos criados a partir da conciliação bancária com importação de arquivo OFX.

Essa funcionalidade será explicada no artigo (Guia Start) Conciliação bancária com arquivo OFX .

Exclusão de pagamentos

Agora vamos entender como excluir pagamentos.

Exclusão de pagamento não vinculado a uma conta a pagar

Para excluir um pagamento acesse a tela Pagamentos, clique no pagamento que você deseja excluir e selecione o submenu "Excluir", como destacado na imagem a seguir:

Ao clicar nesse submenu o sistema irá apresentar uma mensagem de confirmação, e após sua confirmação, vai excluir o pagamento.

Também é possível excluir pagamentos em lote utilizando o botão "Ações > Excluir".

Exclusão de pagamento vinculado a uma conta a pagar pendente

O sistema permite a exclusão de pagamentos vinculados a contas a pagar com status "Pendente".

Exclusão de pagamento vinculado a uma conta a pagar baixada

O sistema bloqueia a exclusão de pagamentos vinculados a contas a pagar com status "Baixada".

Para conseguir excluir o pagamento, acesse a tela de Contas a pagar, localize a conta a pagar que precisa ser reaberta, clique na conta a pagar e selecione o submenu "Reabrir".

Exclusão de pagamento criado a partir da conciliação bancária com importação de arquivo OFX

O sistema bloqueia a exclusão de pagamentos criados a partir da conciliação bancária com importação de arquivo OFX.

Essa funcionalidade será explicada no artigo (Guia Start) Conciliação bancária com arquivo OFX .

Como editar, excluir e reabrir contas a pagar?

Vamos entender como é possível editar, excluir e reabrir contas a pagar no módulo Financeiro.

Edição de contas a pagar pendentes

Para editar uma conta a pagar com status "Pendente" acesse a tela Contas a pagar, clique na conta a pagar que deseja editar e selecione o submenu "Editar", conforme destacado na imagem a seguir:

Na tela de edição de contas a pagar modifique os campos desejados e depois clique no botão "Salvar".

Edição de contas a pagar baixadas

O sistema não permite editar contas a pagar com status "Baixada".

Ao clicar em uma conta baixada, o submenu "Editar" não é exibido — apenas "Acessar".

Em "Acessar", é possível apenas consultar as informações gerais da conta a pagar e seus pagamentos, sem possibilidade de alteração.

Para conseguir editar uma conta a pagar baixada, primeiro é necessário reabrir a conta a pagar, clicando no submenu "Reabrir".

Exclusão de contas a pagar

Só é possível excluir contas a pagar sem pagamentos ou baixas sem numerário.

As baixas sem numerário serão explicadas na seção "Baixas sem numerário" neste Manual do Usuário.

Para excluir uma conta a pagar acesse a tela Contas a pagar, clique na conta a pagar que deseja excluir e selecione o submenu "Excluir", destacado na imagem a seguir:

Após clicar no submenu "Excluir", o sistema apresenta uma mensagem de confirmação, e após sua confirmação, excluí a conta a pagar.

O sistema bloqueia a exclusão de contas a pagar com pagamentos e(ou) baixas sem numerário.

Para conseguir excluir uma conta a pagar com pagamentos ou baixas sem numerário será necessário excluir todos os pagamentos e baixas sem numerário registrados na conta a pagar.

Reabertura de contas a pagar baixadas

Em alguns casos é necessário reabrir uma conta a pagar baixada.

Como exemplo suponha que você deseja editar uma conta a pagar que já foi baixada, e nesse caso, você precisará reabrir a conta a pagar para poder editá-la.

Para reabrir uma conta a pagar baixada, acesse a tela de contas a pagar, localize a conta a pagar que você deseja reabrir, e clique no submenu "Reabrir", destacado na imagem a seguir:

Após clicar no submenu "Reabrir", o sistema irá modificar o status da conta a pagar de "Baixada" para "Pendente", e após essa mudança de status, será possível editar a conta a pagar.

Como ver o valor a pagar atualizado da conta a pagar?

Na tela de contas a pagar, na aba "Desconto, multa e juros", o sistema calcula o valor atualizado da conta a pagar, considerando desconto por antecipação e multa e juros por atraso.

Apresentamos a seguir uma imagem dessa aba na tela de contas a pagar:

É possível preencher diretamente na conta a pagar os campos:

Desconto por antecipação no pagamento
Multa por atraso no pagamento
Juros por atraso no pagamento

Por padrão, o sistema busca os valores configurados no cadastro do fornecedor para:

% de multa por atraso
Taxa mensal de juros por atraso
% de desconto por antecipação
Prazo de antecipação (dias corridos)

No quadro Valor atualizado, o sistema calcula automaticamente o valor a pagar atualizado, considerando os campos de desconto, multa e juros preenchidos.

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