O guia start "Cobrança de contas a receber" têm as seções:

• (Opcional) O que é a cobrança de contas a receber?

• Como configurar o sistema para fazer a cobrança de contas a receber?

• Modelos de email para cobrança de contas a receber

• Como o sistema envia emails de cobrança automáticos para os clientes?

(Opcional) O que é a cobrança de contas a receber?

Atrasos e inadimplência podem gerar prejuízos e prejudicar o relacionamento com clientes. A cobrança tem como objetivo reduzir esses problemas com o menor desgaste possível.

Ações comuns do setor de cobrança:

• Envio de e-mails ou SMS de lembrete antes do vencimento

• Cobrança por e-mail ou SMS de títulos em atraso

• Ligações telefônicas de cobrança

• Cartas administrativas para clientes inadimplentes

• Visitas presenciais

• Protesto em cartório

• Negativação em órgãos de crédito (SERASA, SPC)

• Cobrança judicial

Criar uma régua de cobrança, planejando todas as ações que serão executadas a partir da criação das contas a receber.

Para entender o que é uma régua de cobrança, nada melhor do que um exemplo, então veja abaixo um exemplo de régua de cobrança com 10 passos:

No sistema é possível cadastrar réguas de cobrança e personalizar os passos da régua de acordo com a necessidade da sua empresa.

Em cada passo da régua é possível configurar o sistema para enviar emails de forma automática para seus clientes, com:

• Lembretes de vencimento
• Cobrança após vencimento
• Confirmação de recebimento

Atenção: a sua base já vem com uma régua de cobrança pré-configurada, construída com boas práticas para garantir eficiência desde o início. Recomendamos que a sua empresa utilize essa régua como ponto de partida, realizando apenas uma revisão dos textos dos e-mails para adequar a comunicação ao perfil dos seus clientes.

A seguir apresentamos uma imagem com um exemplo de email de cobrança enviado pelo sistema:

Como configurar o sistema para fazer a cobrança de contas a receber?

Atenção: a sua base já vem com uma régua de cobrança pré-configurada, construída com boas práticas para garantir eficiência desde o início. Recomendamos que a sua empresa utilize essa régua como ponto de partida, realizando apenas uma revisão dos textos dos e-mails para adequar a comunicação ao perfil dos seus clientes.

Cadastro de réguas de cobrança

Acesse a tela "Réguas de cobrança".

Crie uma régua de cobrança com o nome "Régua de cobrança padrão".

Normalmente só é necessário cadastrar 1 única régua de cobrança no sistema, só é necessário cadastrar mais de 1 régua de cobrança se você tiver processos de cobrança diferentes de acordo com o cliente.

Cadastro de passos da régua de cobrança

Após salvar a régua de cobrança, clique na régua de cobrança recém criada e utilize o submenu "Definir passos da régua de cobrança" com na imagem a seguir:

Após clicar nesse submenu, você será levado para a tela "Definir passos da régua de cobrança".

Nessa tela você irá criar todos os passos da régua de cobrança da sua empresa.

Utilize o botão "Criar novo passo" para acessar a tela de criação de novo passo na régua de cobrança.

No quadro "Informações gerais" preencha os campos abaixo:

• Passo: é o número do passo. Esse número é utilizado pelo sistema para ordenar os passos da régua de cobrança.
• Descrição: é a descrição do passo.
• Tipo de passo: Selecione o tipo de passo dentre 3 opções:
  • Lembrete de vencimento: Utilizado para definir as ações de lembrete antes do vencimento da conta a receber do cliente. Recomendamos que crie pelo menos 2 passos com tipo "Lembrete de vencimento" nas primeiras posições da régua de cobrança preenchendo o campo "Dias antes do vencimento" com o valor 3 e 0.
  • Cobrança após o vencimento: Utilizado para definir as ações de cobrança após o vencimento da conta a receber do cliente. Recomendamos que crie N passoss com tipo "Cobrança após o vencimento" preenchendo o campo "Dias após o vencimento".
  • Confirmação de recebimento: Utilizado para definir as ações executadas no momento em o cliente quita a sua conta a receber. Recomendamos que crie somente 1 passo com tipo "Confirmação de recebimento" na última posição da régua de cobrança.
• Dias antes do vencimento: Informe o número de dias antes da data de vencimento para execução da ação. Esse campo só é exibido para os tipos de passo "Lembrete de vencimento". Por exemplo, para criar um passo para lembrete com 3 dias antes do vencimento, preencha esse campo com o número 3, já para criar um passo para lembre no dia do vencimento, preencha esse campo com o número 0.
• Dias após o vencimento: Informe o número de dias após da data de vencimento para execução da ação. Esse campo só é exibido para os tipos de passo "Cobrança após vencimento". Por exemplo, para criar um passo para cobrança após 7 dias do vencimento, preencha esse campo com o número 7.

Segue abaixo uma imagem da tela de cadastro de passo da régua de cobrança com esses campos em destaque:

No quadro "Ações" adicione as ações que serão executadas no passo de cobrança.

Atualmente o sistema Nomus tem 2 tipos de passo: 

• Enviar email
• Enviar SMS

Para o tipo de passo "Enviar email" preencha os campos:

• Assunto: Preencha este campo com o assunto do email.
• Mensagem: Preencha este campo a mensagem do email.

Para o tipo de passo "Enviar SMS" preencha o campo:

• Mensagem: Preencha este campo a mensagem do SMS.

Atenção, para enviar SMS é necessário fazer contato com a Nomus e contratar um pacote de SMS.

Para escrever o assunto e mensagem do email e na mensagem do SMS você pode utilizar todas as variáveis disponibilizadas no quadro "Variáveis disponíveis".

Neste quadro as variáveis mais importantes são:

• @nomePessoaProcesso: Nome da pessoa vinculado ao processo de cobrança.
• @contatoPessoaProcesso: Nome do contato vinculado ao processo de cobrança.
• @contasAReceber: Relação de contas a receber no padrão "Nota fiscal: 312556 - Venda de produção do estabelecimento - Vencimento: 20/02/2019 - Valor: R$ 890,00."

Apresento a seguir uma imagem da tela de cadastro de um novo passo na régua de cobrança destacando o quadro "Ações":

Neste artigo temos uma seção com modelos de email sugeridos para lembrete de vencimento, cobrança após o vencimento e confirmação de recebimento.

Após preencher os campos do quadro "Ações" clique no botão "Adicionar" para adicionar a ação ao passo da cobrança.

Após adicionar as ações desejadas clique no botão "Salvar" para salvar o passo da régua de cobrança.

Veja abaixo um exemplo de uma régua de cobrança completa após adicionar todos os passos:

Cadastro de empresas

Acesse a tela "Empresas".

Edite as empresas que você deseja ativar a cobrança eletrônica, clique na aba "Financeiro" e no quadro "Cobrança" recomendamos que preencha as configurações conforme imagem a seguir:

Apresentamos a seguir a explicação das configurações realizadas no cadastro de empresas:

• Ativar cobrança eletrônica para contas a receber: Marque este campo para ativar a cobrança na empresa
• Enviar email de cobrança com o layout HTML: Recomendamos marcar esse campo para o sistema enviar emails de cobrança com layout HTML.
• Régua de cobrança: Selecione a régua de cobrança que você criou.
• Tipo de processo padrão para cobrança: Selecione o tipo de processo padrão "Cobrança".
• Preencher com os mesmos emails informados na "Autorização da NF-e": Marque esse campo se você desejar que o sistema preencha os campos "Para", "Cc" e "Cco" com os mesmos emails configurados no quadro "Autorização da NF-e" no cadastro da empresa.
• Emails para preenchimento do campo "Para": Preencha com algum email da sua empresa que você deseja que sempre seja preenchido no campo "Para" nos emails de cobrança. Esse campo normalmente não é preenchido.
• Emails para preenchimento do campo "Cc": Preencha com algum email da sua empresa que você deseja que sempre seja preenchido no campo "Cc" nos emails de cobrança. Esse campo normalmente é preenchido com um email geral da equipe financeira da empresa. Por exemplo, "financeiro@suaempresa.com.br".
• Emails para preenchimento do campo "Cco": Preencha com algum email da sua empresa que você deseja que sempre seja preenchido no campo "Cco" nos emails de cobrança. Esse campo normalmente não é preenchido.

Além das configurações específicas da cobrança, avalie e confirme se você já adicionou o logo da sua empresa no campo "Logo" na aba "Geral".

O logo da sua empresa é utilizado pelo sistema para preencher o cabeçalho do email de cobrança.

(Opcional) Cadastro do cliente

Este cadastro é opcional.

Acesse a tela "Pessoas" para preencher as configurações de cobrança para seus clientes.

Para entender como deve ser feita essa configuração, edite o cadastro de um cliente, clique na aba "Financeiro" e veja o quadro "Cobrança eletrônica", como na imagem a seguir:

Explicamos a seguir as configurações relacionadas à cobrança no cadastro do cliente:

• Suspender cobrança para essa pessoa: Marque esse campo se desejar suspender o envio de emails de cobrança para o cliente.
• Régua de cobrança específica para a pessoa: Campo com preenchimento opcional. Selecione uma régua de cobrança neste campo somente se o cliente tiver uma régua de cobrança específica, diferente da régua de cobrança informada no cadastro da empresa.
• Preencher com os mesmos emails informados na "Autorização da NF-e": Marque esse campo se você desejar que o sistema preencha os campos "Para", "Cc" e "Cco" com os mesmos emails configurados no quadro "Autorização da NF-e" no cadastro da empresa.
• Emails para preenchimento do campo "Para": Preencha com os emails do seu cliente que você deseja que o sistema preencha no campo "Para" nos emails de cobrança. Você pode informar mais de um email do seu cliente separando os emails por vírgula. Por exemplo, "financeiro@seucliente.com.br".
• Emails para preenchimento do campo "Cc": Preencha com os emails do seu cliente que você deseja que o sistema preencha no campo "Cc" nos emails de cobrança. Esse campo geralmente não é preenchido.
• Emails para preenchimento do campo "Cco": Preencha com os emails do seu cliente que você deseja que o sistema preencha no campo "CCo" nos emails de cobrança. Esse campo geralmente não é preenchido.

Uma dica interessante aqui é começar a implantar o processo de cobrança no sistema preenchendo apenas os emails no cadastro da empresa.

Após alguns dias de teste, quando confirmar que o processo está funcionando da forma que você deseja, você começa a preencher os emails para cobrança no cadastro de todos os clientes.

Outra dica interessante é se o cadastro de todos os seus clientes já tiver com o quadro "Autorização da NF-e" preenchido com os emails corretos, você pode solicitar para o Suporte da Nomus executar um script na sua base de dados marcando o campo "Preencher com os mesmos emails informados na "Autorização da NF-e"" no cadastro de todos os seus clientes.

(Opcional) Cadastro de formas de pagamento

Este cadastro é opcional.

Em alguns casos pode ser interessante suspender a cobrança de contas a receber com formas de pagamento específicas.

Por exemplo, você pode desejar que o sistema suspenda a cobrança de contas a receber com forma de pagamento "Cartão de crédito", pois essas contas a receber já foram autorizadas pela operadora do cartão e não há risco do cliente ficar inadimplente. 

Para isso existe a configuração "Suspender cobrança eletrônica de contas a receber com essa forma de pagamento" no cadastro de formas de pagamento destacada na imagem a seguir:

Ao marcar essa configuração, o sistema não vai considerar contas a receber com essa forma de pagamento quando executar passos da régua de cobrança com tipo de passo "Lembrete de vencimento" e "Cobrança após vencimento", nas ações "Enviar email" e "Enviar SMS".

Agendamento da rotina de cobrança

Por fim temos que configurar o agendamento da rotina de cobrança eletrônica.

Essa configuração é feita "Agendamento de rotinas" que é acessada através do menu "Configurador geral".

Nessa tela você deve agendar 1 única rotina de cobrança eletrônica informando os dias e horários que deseja que a rotina seja executada.

Atenção, recomendamos que a rotina seja executada todos os dias, 1 única vez, inclusive nos finais de semana, em um horário no período da manhã, por exemplo, às 08:00.

Apresentamos a seguir uma imagem da tela "Agendamento de rotinas" com a rotina de cobrança configurada para ser executada todos os dias às 08:00.

Após executar a primeira rotina de cobrança, o sistema Nomus cria automaticamente processos de cobrança para todos os clientes com contas a receber pendentes e com data de vencimento dentro da régua de cobrança.

Por exemplo, considere que o 1o passo da sua régua de cobrança seja um lembrete 3 dias antes do vencimento, e que você executa sua primeira rotina de cobrança em 17/12/2025.

Ao executar essa primeira rotina de cobrança o sistema Nomus criará automaticamente processos de cobrança para todos os clientes com contas a receber pendentes em atraso e(ou) contas a receber com data de vencimento até 20/12/2025.

Modelos de email para cobrança de contas a receber

A seguir apresentamos 4 modelos de email para cobrança de contas a receber para ajudar sua empresa a criar seus próprios modelos de email:

• 1) Lembrete antes do vencimento
• 2) Lembrete no dia do vencimento
• 3) Cobrança após o vencimento
• 4) Confirmação de recebimento

Modelo 1) Lembrete antes do vencimento

Como o sistema envia emails de cobrança automáticos para os clientes?

A rotina de cobrança deve ser configurada para rodar 1 vez ao dia, no período da manhã.

No momento da execução, o sistema avalia todas as contas a receber e envia automaticamente:

• Lembrete de vencimento: antes da data de vencimento;

• Cobrança após o vencimento: para contas em atraso;

• Confirmação de recebimento: após a baixa do título.

Esses envios seguem a configuração definida nos passos da régua de cobrança.

Lembrete de vencimento

O sistema envia um email de lembrete de vencimento para as contas a receber pendentes e ainda não vencidas, de acordo com o preenchimento do campo "Dias antes do vencimento" nos passos com tipo "Lembrete de vencimento" na régua de cobrança.

Por exemplo, imagine que a sua régua de cobrança tem 2 passos com tipo "Lembrete de vencimento" como abaixo:

Agora imagine que no dia 20/08/2025 sua empresa tenha as seguintes contas a receber pendentes:

Ao executar a rotina de cobrança neste dia o sistema irá enviar:

• 1 email de lembrete "3 dias antes do vencimento" para o "Cliente Exemplo GO" referente à conta "202" que vence em "23/08/2025".
• 1 email de lembrete "no dia do vencimento" para o "Cliente Exemplo AC" referente à conta "201" que vence em "20/08/2025".

Atenção, é importante entender que o sistema não aglutina mais de 1 conta a receber em 1 único email de lembrete de vencimento.

Cobrança após o vencimento

O sistema envia um email de cobrança após o vencimento para as contas a receber pendentes e vencidas de acordo com o preenchimento do campo "Dias após o vencimento" nos passos com tipo "Cobrança após vencimento" na régua de cobrança.

Por exemplo, imagine que a sua régua de cobrança tem 2 passos com tipo "Cobrança após vencimento" como abaixo:

Agora imagine que no dia 20/08/2025 sua empresa tenha as seguintes contas a receber pendentes:

Ao executar a rotina de cobrança neste dia o sistema irá enviar:

• 1 email de cobrança "3 dias após o vencimento" para o "Cliente Exemplo AC" referente à conta "301" que venceu em "17/08/2025".
• 1 email de cobrança "7 dias após o vencimento" para o "Cliente Exemplo GO" referente à conta "302" que venceu em "13/08/2025".

É importante lembrar que o sistema pode ser configurado para aglutinar contas em atraso do mesmo cliente em 1 único email de cobrança.

Essa configuração é feita marcando a configuração "Aglutinar contas a receber em atraso do cliente em 1 único email" no cadastro da empresa.

Ao marcar essa configuração, o sistema sempre vai considerar a conta a receber com a data de vencimento mais antiga, para definir a posição do cliente na régua de cobrança.

Confirmação de recebimento

O sistema envia um email de confirmação de recebimento para as contas a receber baixadas com pelo menos 1 recebimento.

Esse envio de email é configurado no passo com tipo "Confirmação de recebimento" na régua de cobrança através da inclusão da ação "Enviar email".

Por exemplo imagine que no dia 20/08/2025 sua empresa teve as seguintes contas a receber baixadas com pelo menos 1 recebimento:

No dia 21/08/2025 o sistema enviará 3 emails de confirmação de recebimento:

• Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo BA" referente à conta "400".
• Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo BA" referente à conta "401".
• Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo MA" referente à conta "402".

Atenção, quando uma conta a receber é baixada sem nenhum recebimento, o sistema não envia o email de confirmação de recebimento.

Além disso, na execução da 1a rotina de cobrança, o sistema envia emails de confirmação de recebimento para todas as contas a receber baixadas nos últimos 7 dias.